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Part4 要事第一 摆脱各种缠身的琐事（第1页）

Part4要事第一：摆脱各种缠身的琐事

生活是复杂的，每个人都有喜怒哀乐，都有亲朋好友，都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的，但是，对于一个想干事业的人来说，必须分清事情的主次，哪些是需要做的，哪些是不需要做的，哪些事关照一下就行，哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力，否则你就是一个不能驾驭时间的人，并会因此而使自己的梦想成为泡影。

时间也是需要安排的

美国有个钢铁厂的厂长，非常忙，总觉得时间不够用，那么怎么办呢？他找管理大师杜拉克先生，向他诉苦：“我太忙了，如果谁能让我把每天的事情做完，我当场就付他2．5万美金。”

杜拉克先生思考了一下，说：“你能不能分析一下你自己所做过的每一件事情，什么是你想做而且做了的，有多少事情是你没计划做但却也做了的，这两类事情所占的比例是多少？”厂长说：“你说对了，我经常被突来的事情把我的时间安排打乱，我不想做的接待，但却去接待了，我不想参加的仪式也不得不去参加，使我没工夫来思考我该干什么。”杜拉克说：“这样吧，你每天上班的前五分钟，把你想做的事情写下来，标题叫：今日主要事项，然后按照重要性顺序排列，所谓重要性是根据你对目标的理解来定，最重要的事情放在第一位，第二重要的事放在第二位，依次排列，然后你开始做第一件事，在完成第一件事之前，不再做其他任何事情，如果你完成了所列的五件事，再考虑做其他的事情。”

厂长依照杜拉克先生的建议去做，每天如此，经过一段时间，他的工作安排得井井有条，而且效率极高，每周也如此，把一周的五件事列出来，一件一件去着手完成，每月也如此，在当月的第一天，把全月主要的五件事写下来，再依照执行，而且从不间断。效果终于出来了，他欣然付给杜拉克先生2．5万美元。经过几年的实践，他成为了全美的钢铁大王。

民间流传着这样一句脍炙人口的古诗：“射人先射马，擒贼先擒王”，它说明的是“处理问题应当先抓住要点”的道理。

工作时，很多人都有过这样的经验，一会儿要复印，一会儿要接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待下属去做，而中级干部可支配的下属就比较少，而一些完全没有下属的工作人员，或是自己开店的人，复印等琐事就必须要自己做。

可是，忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。

1．明确行动目标。

一天的事情有很多，有一些是迫在眉睫的，而有一些是可以暂且缓一缓的，也就是说事有轻重缓急。

有些非生理需要的事情，就难于判断出哪些重要而哪些不重要了。比如说，A和B同时与你预定在八点钟约会，约谁合适呢？这时候选择与谁约会，就要看你的目的究竟是什么了。你要找女朋友，而A约你正是这个意思，你会毫不犹豫地去与A约会；而你需要升迁，B约你也恰好是这个意思，毫无疑问，你要去会见B。也就是说，要根据自己的某些目标来确定，如果这两个方面你都没有兴趣，那就只好用抛硬币来决定了。

有一位公司的经理去拜访卡耐基先生，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶，他问卡耐基说：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”

卡耐基说：“我的信件都处理完了。”

“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”这位经理紧接着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司经理困惑的神情，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩膀。

“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”

几周以后，这位公司经理请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的方法以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”

这位公司经理就这样找到了高效工作的办法，几年以后，他成为了美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急制订出一个计划来。我们可以每天早上制订一个顺序表，然后再加上一个进度表，这样，就会更有利于我们向自己的目标前进了。

2．行动五个层次。

行动可以分为五个层次：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙以及浪费时间。

第一，重要且紧急。

这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如，老板要你在明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形、生产前阵痛已经到了每三分钟痛一次。

现在，除非是这些情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因此它们的紧急性和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出什么问题了。

第二，重要但不紧急。

对这一类工作的注意，可分辨出一个人办事有没有效率。

我们的生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做，在很多情形之下似乎可以一直拖延下去。而在太多的情形下，我们确定这样拖延着，这些都是我们“永远没有着手”的事情。

例如，你要参加提升你专业技术的培训班，你想找出时间先做一番初步资料搜集之后，再向老板提出你的计划；你一直想写的两篇文章；你想开始的节食计划；三年以来你一直计划要做的年度健康检查；你一直打算要建立起来的退休计划。

这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作，或规定期限而使它们成为“紧急”，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

第三，紧急但不重要。

这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来检视，我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如，某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一件都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前，等着你回答，你就接受了他的请求，因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。

第四，繁忙。

很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也使我们有借口把更有益处的第二类工作向后拖延。

如果你发现时间经常被小事情占去，你就要试一下学会克服拖延。

第五，浪费时间。

是不是浪费时间，当然是属于个人的主观认定。

有人说美国小说家海明威给“不道德”下的定义是：“事后觉得不好的任何事情。”我不知道他这个定义是不是能够经得起理论的鉴定，但是我确实认为这个定义可以用在“浪费时间”这四个字上。例如，如果我们看完电视之后觉得很愉快，那么看电视的时间就用得不错。但是如果事后我们觉得用来看电视的时间不如用在修剪草地、打网球，或看一本好书上，那么看电视的时间就可以归在“浪费”的一类（不过，根据很多商业人士的标准来看，95％的看电视时间都应该归入此类，因此，下次在你伸手去打开电视的时候，很值得细想一下）。